Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è AIR-GARDA S.R.L., con sede in Via Giuseppe di Vittorio 121, 20097 San Donato Milanese (MI), P. IVA 01169980198, REA MI-2544699, gestore della piattaforma (il «Titolare»).

La piattaforma è fornita e gestita da APPLICAZI.ONE di Niccolò Busetti, Castello 3593, 30122 Venezia, P. IVA 04995600279, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento e tratta i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Titolare.

2. Categorie di dati trattati

Per la prenotazione di un volo a catalogo sono trattati i dati identificativi e di contatto di chi effettua la prenotazione, i nominativi dei passeggeri, la data e la tratta del volo e le eventuali annotazioni inserite nei campi liberi. Sono inoltre trattati il numero dei minori a bordo e il peso complessivo di passeggeri e bagagli: quest’ultimo è un valore unico riferito all’intero aeromobile. Entrambi sono necessari al calcolo di carburante, carico e centraggio e alla preparazione del volo quali requisiti operativi di sicurezza, sono comunicati al comandante assegnato e sono cancellati entro novanta giorni. Dei minori non è trattato alcun dato identificativo ulteriore rispetto al nominativo già richiesto per ciascun passeggero. Sono inoltre trattati i dati necessari alla fatturazione obbligatoria: indirizzo; per i privati residenti in Italia, codice fiscale; per i privati residenti all’estero, paese di residenza e identificativo fiscale, se disponibile; per imprese e professionisti, denominazione, paese, partita IVA o altro identificativo fiscale e, ove applicabili, codice destinatario o indirizzo PEC.

Per le richieste di volo su misura sono trattati i dati di contatto, il numero di passeggeri, la data e il percorso richiesti, il contenuto del messaggio, il numero dei minori a bordo e il peso complessivo di passeggeri e bagagli. Quest’ultimo è un valore unico riferito all’intero aeromobile. Entrambi sono necessari al calcolo di carburante, carico e centraggio e alla preparazione del volo quali requisiti operativi di sicurezza, sono comunicati al comandante assegnato e sono cancellati entro novanta giorni. Dei minori non è trattato alcun dato identificativo ulteriore rispetto al nominativo già richiesto per ciascun passeggero. Se il preventivo viene accettato e completato, sono trattati anche i nominativi dei passeggeri e i dati di fatturazione obbligatori descritti nel capoverso precedente.

Per attestare gli incassi sono trattati l’importo, la data valuta e l’identificativo dell’operazione comunicato dalla banca, nonché la prova documentale e i collegamenti verificati ai documenti fiscali cui l’incasso si riferisce. Sono ammesse più prove e più documenti, comprese fatture d’acconto, saldi e note di variazione, con le relative revisioni. Per attestare i rimborsi disposti sono trattati il motivo, l’importo, l’eventuale somma trattenuta e l’identificativo dell’operazione in uscita. Come riferimento bancario è conservato soltanto l’identificativo dell’operazione, non nomi né causali.

Taluni campi del sito sono a compilazione libera. Si invita a non inserirvi informazioni relative alla salute: eventuali esigenze di assistenza o di mobilità ridotta vanno comunicate all’indirizzo info@seaplaneinvenice.com prima della prenotazione. Le informazioni di tale natura eventualmente comunicate sono trattate esclusivamente per la valutazione di fattibilità e sicurezza del volo, sulla base del consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9, paragrafo 2, lettera a), del Regolamento; sono accessibili al solo personale autorizzato dal Titolare, ad AELIA quale titolare autonomo e al comandante e sono cancellate entro trenta giorni.

Durante la navigazione, i sistemi che eseguono il sito registrano i dati tecnici necessari all’erogazione delle pagine e alla protezione del servizio: indirizzo di rete, tipo di browser, risorsa richiesta, esito e momento della richiesta.

I cookie utilizzati dal sito sono descritti nell’informativa dedicata.

Il conferimento dei dati identificativi, dei recapiti, dei nominativi dei passeggeri, dei dati di fatturazione, del numero dei minori a bordo e del peso complessivo di passeggeri e bagagli è necessario all’organizzazione del volo, alla sua esecuzione in sicurezza e all’emissione della fattura: il mancato conferimento comporta l’impossibilità di completare la prenotazione. Le annotazioni nei campi liberi sono facoltative e la loro assenza non pregiudica la prenotazione.

Nel portale broker sono trattati la denominazione e il codice dell’organizzazione e, per ciascun utente autorizzato, il nome visualizzato, l’indirizzo di posta elettronica, il ruolo, la credenziale conservata come impronta crittografica non reversibile, le sessioni e gli accessi. Per le richieste e gli acquisti di crediti, minuti e giornate sono trattati prodotto, quantità, stato, date, prezzo, imposte documentate, riferimento commerciale, incassi e documenti fiscali collegati, utente richiedente e movimenti delle unità disponibili, riservate, utilizzate o rilasciate. Per le giornate sono inoltre trattati chiusura del Nicelli e relative revisioni, programmi di volo multipli, manifest ricevuti dal broker, assegnazioni, consuntivi e durate effettive, rinunce con istante di ricezione, inizio e preavviso derivato, conteggio amministrativo per organizzazione delle rinunce con preavviso inferiore a 48 ore, decisioni meteo e annotazioni degli accordi voucher, con le rispettive revisioni. Quando il broker prenota per un proprio cliente, riceviamo indirettamente dall’organizzazione e dal relativo utente il nome, il cognome, l’indirizzo di posta elettronica e il telefono del referente, i nominativi dei passeggeri, l’esperienza, la data e l’orario scelti, il numero dei minori e il peso complessivo di passeggeri e bagagli; registriamo inoltre l’organizzazione e l’account dai quali proviene la prenotazione. Il broker dichiara di essere autorizzato a trasmettere questi dati e deve rendere disponibile agli interessati la presente informativa. Il modulo broker non raccoglie dati di fatturazione del cliente.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati relativi alla prenotazione sono trattati dal Titolare per l’adozione delle misure precontrattuali richieste dall’interessato e per rendere possibile l’esecuzione del contratto di trasporto concluso con AELIA, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento.

I dati di fatturazione sono trattati e comunicati ad AELIA dal Titolare in quanto necessari all’esecuzione del servizio richiesto, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento; AELIA li tratta quale titolare autonomo per adempiere ai propri obblighi legali, ai sensi della lettera c) della medesima disposizione.

Il numero dei minori a bordo e il peso complessivo di passeggeri e bagagli sono trattati per l’esecuzione del contratto, in connessione con gli obblighi di sicurezza gravanti sul vettore.

I registri di accesso e di sicurezza, la limitazione dei tentativi di accesso ripetuti, la verifica del recapito delle comunicazioni e la misura delle prestazioni del sito sono trattati sulla base del legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento, alla protezione del servizio da accessi non autorizzati e abusi, all’accertamento dell’effettivo recapito delle comunicazioni e al mantenimento delle prestazioni del sito. Si tratta di dati tecnici e minimi; l’interessato può opporsi in qualsiasi momento ai sensi dell’art. 21 del Regolamento.

Le informazioni relative alla salute o alla mobilità comunicate spontaneamente sono trattate sulla base del consenso esplicito dell’interessato, revocabile in ogni momento.

Il Titolare non svolge attività di marketing diretto.

Non sono effettuati processi decisionali automatizzati né attività di profilazione ai sensi dell’art. 22 del Regolamento. Il prezzo calcolato dal sito discende da parametri di catalogo uguali per tutti gli utenti e non dipende dall’identità del richiedente.

4. Destinatari

I dati forniti per la prenotazione sono comunicati ad AELIA S.r.l., con sede in Via Santo Stefano 10, 40125 Bologna, P. IVA e codice fiscale 02675111203, REA BO-458109, destinataria e vettore aereo che esegue il volo ed emette la fattura, per l’esecuzione del servizio richiesto. La comunicazione è necessaria all’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte e all’adozione di misure precontrattuali su sua richiesta e si fonda sull’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento.

AELIA tratta i dati ricevuti in qualità di titolare autonomo per l’esecuzione del contratto di trasporto, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento, e per l’adempimento dei propri obblighi in materia di sicurezza, fatturazione e conservazione, ai sensi della lettera c) della medesima disposizione.

Al pilota assegnato al volo sono comunicati i nominativi dei passeggeri, il recapito di chi ha effettuato la prenotazione, la data, l’orario e l’itinerario, per le sole finalità di preparazione ed esecuzione del volo.

Per l’erogazione del servizio il Titolare si avvale di fornitori che trattano i dati per suo conto in qualità di responsabili del trattamento: Vercel per l’esecuzione del sito e la misura delle prestazioni, Neon per la base di dati, Resend per l’invio delle comunicazioni, Cloudflare per il dominio e l’instradamento della posta.

I dati possono inoltre essere comunicati ai consulenti del Titolare, tenuti al segreto professionale, e alle autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.

Salve le comunicazioni descritte nella presente sezione, i dati non sono oggetto di vendita né di comunicazione a terzi per finalità diverse da quelle indicate nella presente informativa.

5. Luogo del trattamento e trasferimenti verso paesi terzi

Le funzioni applicative del sito sono eseguite a Francoforte, in Germania. La base di dati di produzione è ospitata nella regione europea di Francoforte. L’invio della posta transazionale avviene dall’Irlanda.

Alcuni fornitori sono società con sede negli Stati Uniti e vi trattano una parte dei dati anche al di fuori delle attività di assistenza tecnica. In particolare, il fornitore della posta transazionale tratta negli Stati Uniti il contenuto dei messaggi, gli indirizzi dei destinatari, i relativi metadati e i registri di consegna; il fornitore dell’infrastruttura applicativa vi conserva registri tecnici e copie di sicurezza, che possono essere replicate in più regioni.

Tali trasferimenti avvengono sulla base delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 46, paragrafo 2, lettera c), del Regolamento, incluse negli accordi sul trattamento dei dati conclusi con i fornitori; ove il fornitore aderisca al Data Privacy Framework, rileva altresì la relativa decisione di adeguatezza, nei limiti dei servizi coperti dalla certificazione.

L’elenco aggiornato dei fornitori, con il servizio reso e il luogo del trattamento, è disponibile su richiesta ai recapiti indicati alla sezione 1.

6. Periodi di conservazione

Il criterio adottato è il seguente: i dati idonei a identificare l’interessato sono cancellati o resi anonimi entro due anni; i dati conservati per dieci anni non contengono elementi identificativi. Il termine di due anni corrisponde al termine di decadenza dell’azione risarcitoria in materia di trasporto aereo; il termine di dieci anni riguarda esclusivamente le righe contabili — importo, data, tratta e codice della prenotazione — e le attestazioni di accredito e rimborso — importo, data valuta, identificativo dell’operazione, motivo, eventuale trattenuta e codice della pratica — soggette all’obbligo di conservazione di cui all’art. 2220 del codice civile, per le quali la cancellazione anticipata non è consentita, neppure su richiesta dell’interessato. La fattura, contenente i dati identificativi per esteso, è conservata dal soggetto emittente e non dalla presente piattaforma.

In pendenza di una contestazione o di una richiesta dell’autorità, la cancellazione dei dati che ne formano oggetto è sospesa sino alla definizione della vicenda.

7. Misure di sicurezza

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, fra cui la cifratura, la pseudonimizzazione ove appropriata, la limitazione degli accessi e le copie di sicurezza.

8. Pagamenti

I pagamenti non transitano dalla piattaforma. Il Cliente versa direttamente ad AELIA mediante bonifico istantaneo o, nei casi indicati nei Termini, in contanti entro il limite consentito dalla legge. Per il bonifico la piattaforma comunica le coordinate senza trattare dati di strumenti di pagamento.

9. Comunicazioni di servizio

Le comunicazioni di servizio — conferme, riprogrammazioni, promemoria, preventivi — sono inviate tramite il fornitore di posta transazionale, che restituisce al Titolare l’esito del recapito: consegnata, respinta o segnalata come indesiderata. Tale informazione è trattata al solo fine di rilevare il mancato recapito di comunicazioni rilevanti.

Non sono registrati l’apertura dei messaggi né i clic sui collegamenti in essi contenuti.

10. Chi accede alla piattaforma per ragioni di servizio

La presente sezione riguarda le persone che accedono all’area riservata per ragioni di servizio: l’equipaggio incaricato dei voli, gli aderenti al programma di segnalazione, chi opera nell’amministrazione della piattaforma e le persone autorizzate da un’organizzazione broker. Per i dati dei clienti e dei passeggeri trasmessi dal broker, la presente informativa è resa anche ai sensi dell’art. 14 del Regolamento: la fonte e le categorie di dati sono indicate nella sezione 2. Le altre sezioni si applicano in quanto compatibili.

Sono trattati nome e cognome o nome visualizzato, indirizzo di posta elettronica e recapito telefonico; credenziali personali, delle quali la password è conservata soltanto come impronta crittografica non reversibile; il segreto del secondo fattore di autenticazione, ove attivato; le sessioni aperte e i relativi registri di accesso; l’accettazione delle condizioni applicabili, con versione e momento dell’accettazione. Per l’equipaggio sono inoltre trattate le disponibilità dichiarate, le assegnazioni di volo, i programmi e i consuntivi; per gli aderenti al programma di segnalazione, il codice assegnato, le prenotazioni ricondotte a esso e le coordinate bancarie necessarie alla liquidazione del compenso; per i broker, la denominazione e il codice dell’organizzazione, il ruolo del singolo account, le richieste e gli acquisti di crediti, minuti e giornate, le prove d’incasso e i collegamenti documentali, i movimenti delle unità, i programmi e manifest trasmessi, le prenotazioni, rinunce e riprogrammazioni effettuate per i clienti e le annotazioni degli accordi meteo.

I dati sono trattati per consentire l’accesso all’area riservata e per eseguire il rapporto o adottare le misure precontrattuali richieste, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento, quando l’interessato è parte del rapporto; quando la persona opera per la propria organizzazione, il trattamento dei suoi dati di contatto e di ruolo si fonda sul legittimo interesse del Titolare e dell’organizzazione a gestire il rapporto B2B, ai sensi della lettera f). La sicurezza degli accessi e la ricostruzione delle operazioni si fondano sul medesimo legittimo interesse; la gestione commerciale dei pacchetti sull’esecuzione del rapporto e gli adempimenti contabili e fiscali sulla lettera c). I dati dei clienti e dei passeggeri trasmessi dal broker sono trattati per predisporre ed eseguire il servizio, ai sensi della lettera b), oppure, quando l’interessato non è parte del rapporto, per il legittimo interesse del Titolare, del broker e del destinatario del servizio a dare seguito alla prenotazione, ai sensi della lettera f); restano ferme le basi giuridiche relative alla sicurezza del volo indicate nelle sezioni 3 e 4.

Nell’organizzazione broker i dati commerciali e delle prenotazioni sono visibili soltanto agli account individuali autorizzati della medesima organizzazione, nei limiti del relativo ruolo, e non ad altri broker. I dati operativi del cliente e dei passeggeri sono accessibili all’amministrazione e sono comunicati ad AELIA e al pilota assegnato nella misura necessaria a preparare ed eseguire il volo. Restano fermi gli altri destinatari e fornitori indicati alle sezioni 4 e 5.

I dati del profilo sono conservati per la durata del rapporto o dell’abilitazione e per novanta giorni dalla relativa cessazione. La stessa regola si applica alla denominazione e al codice dell’organizzazione broker dopo la sua disattivazione; la redazione è rinviata finché restano utenti attivi, richieste commerciali aperte, unità disponibili o prenotate, contestazioni o richieste dell’autorità. Le disponibilità dell’equipaggio non collegate a una prenotazione sono conservate per dodici mesi dalla fine dell’intervallo. Per le prenotazioni effettuate dal broker, i dati identificativi e di contatto seguono il termine di due anni e il numero dei minori e il peso complessivo quello di novanta giorni indicati nella sezione 6. Le richieste e gli acquisti di pacchetti e i movimenti delle unità restano disponibili per la durata del rapporto e delle relative obbligazioni; dopo la redazione dei profili, le sole evidenze commerciali o contabili prive di elementi identificativi sono conservate per dieci anni dalla chiusura dell’esercizio cui si riferiscono. Le sessioni scadute sono rimosse entro trenta giorni e il registro di sicurezza e delle operazioni è conservato per ventiquattro mesi.

Si applicano i diritti e le modalità di reclamo indicati alle sezioni 11 e 12.

11. Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di ottenere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico — con facoltà di trasmetterli ad altro titolare e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne la trasmissione diretta — nonché di opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, ai sensi degli artt. 15-21 del Regolamento. Ove il trattamento si fondi sul consenso, questo può essere revocato in ogni momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento anteriore alla revoca.

Le richieste relative ai trattamenti effettuati dal Titolare vanno indirizzate a info@seaplaneinvenice.com. Il riscontro è fornito entro un mese dal ricevimento; in caso di particolare complessità il termine può essere prorogato di due mesi, dandone comunicazione motivata all’interessato entro il primo mese. I diritti relativi ai trattamenti svolti da AELIA quale titolare autonomo possono essere esercitati direttamente nei suoi confronti presso la sede indicata nella sezione 4.

Le righe contabili e le attestazioni di accredito e rimborso, prive di dati identificativi, sono conservate per il decennio prescritto dalla legge e non possono essere cancellate anticipatamente; negli altri casi in cui la cancellazione non è possibile, i dati sono resi anonimi.

12. Reclamo

L’interessato che ritenga il trattamento contrario al Regolamento può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, protocollo@pec.gpdp.it, www.garanteprivacy.it, ovvero all’autorità di controllo dello Stato membro di residenza, fermo restando il diritto di adire l’autorità giudiziaria.

13. Versione e modifiche

La presente informativa è nella versione 2026-09-26.1, predisposta per la pubblicazione. Rispetto alla versione 2026-09-01 descrive la prova degli incassi e i collegamenti documentali, gli acquisti e gli utilizzi delle giornate broker, i programmi multipli e i manifest ricevuti, i consuntivi, le rinunce con ricezione e preavviso derivato, il conteggio amministrativo per organizzazione e le annotazioni degli accordi meteo, con le relative revisioni e conservazione. Non modifica il Titolare né i diritti dell’interessato. La versione 2026-09-01 mantiene la propria decorrenza effettiva fino alla pubblicazione della presente; la decorrenza reale della nuova versione sarà registrata al rilascio. La versione vigente al momento della prenotazione è registrata unitamente ad essa e il relativo testo è trasmesso su richiesta. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli interessati con una prenotazione in corso.